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Descrição do sistema

Este capítulo, descreve o sistema a ser desenvolvido conforme as informações obtidas junto aos usuários do sistema. O processo de vendas, que é onde o sistema deve atuar, pode ser dividido em três fases: negociação, acerto no caixa (pagamento) e expedição. A descrição apresentada será usada para a modelagem do sistema.

A negociação

Durante o expediente, o vendedor atende os clientes via telefone ou diretamente no balcão. O vendedor, de acordo com as informações passadas pelo cliente, consulta a lista de mercadorias no computador, verifica a quantidade disponível e o preço da mercadoria. Para realizar essa consulta o vendedor pode pesquisar pela descrição, pelo grupo ou pelo próprio código do produto.

Os preços deverão ser dependentes da forma de pagamento. Existe um preço de venda sugerido (que considera um prazo de 30 dias) e, dependendo da forma de pagamento, pode ter mais ou menos descontos. Para não prender o vendedor a preços e descontos pré-fixados, o sistema deve permitir que ele conceda descontos até o limite máximo estabelecido para vendas a vista e para vendas a prazo. Para conceder o desconto, o vendedor pode digitar o preço da mercadoria diretamente ou ainda conceder desconto ao final da venda (desconto no rodapé da nota).

O cadastramento dos dados do cliente também está condicionado à forma de pagamento. Para vendas em dinheiro, o cadastramento é opcional e o vendedor tem orientação para oferecer o cadastro para posteriormente o cliente poder comprar faturado. Para vendas a prazo ou em cheque (a vista ou pré-datado) é feito um cadastro criterioso do cliente. Para fazer o cadastro do cliente, além dos dados completos (nome, endereço, telefone, etc), são exigidas 3 referências comerciais onde o cliente tem cadastro para compras a prazo. O vendedor tem autorização para fazer o cadastro completo do cliente, mas não tem autorização para liberar o crédito.

Dependendo da situação do cliente (inadimplência), o departamento financeiro pode bloquear o seu cadastro de forma a não permitir vendas a prazo. Em casos extremos pode ser desejável bloquear por completo a venda para um determinado cliente - o departamento financeiro usa esse artifício para obrigar o cliente a, no mínimo, conversar com o gerente financeiro antes de efetuar qualquer compra.

Concluídos todos os passos (negociação e cadastramento), o vendedor faz o registro da venda, gerando uma ordem de venda que é impressa no estoque e fica aguardando o pagamento no caixa. O cliente então é encaminhado ao caixa para efetuar o pagamento e posteriormente à expedição para retirada da mercadoria. Nas vendas por telefone, em que será feita uma entrega, o entregador deve antes se dirigir ao caixa para entregar uma via da ordem de venda que fica como pendência para acertar na sua volta.